Dość często właściciele firm i kadra zarządzająca nie jest w stanie określić jakie koszty ponosi ich organizacja na wykonywane wydruki i kopie w skali roku, miesiąca czy całkowitego kosztu wykonania 1 wydruku. Powodem takiej sytuacji jest olbrzymia różnorodność środowiska drukowania, sposobów serwisowania i eksploatacji oraz brak jednolitych narzędzi dostarczanych przez poszczególnych producentów urządzeń do zarządzania tak zróżnicowanym parkiem maszyn.
Zapanować nad powyższymi problemami można tylko wdrażając rzetelne i indywidualne rozwiązania skalibrowane pod potrzeby danej organizacji i jej użytkowników. Dopiero wtedy efektem tych działań, będzie znaczne zmniejszenie kosztów.
AUDYT I DORADZTWO
Audyt i doradztwo świadczone przez firmę ANMIT w zakresie optymalizacji procesów drukowania, skanowania, kopiowania i wysyłania faksów – to działania mające na celu obniżenie i kontrolowanie kosztów, racjonalizację ilości drukowanych dokumentów oraz minimalizację czynności jaką muszą wykonać użytkownicy, aby uzyskać wymagany wydruk lub skan.
Równie ważnym aspektem audytów jest wskazanie rozwiązań minimalizujących konieczność kontrolowania przez administratorów całego systemu i minimalizacja ilości interwencji w zakresie podstawowych czynności operatorskich poprzez wdrażanie rozwiązań upraszczających pracę i ograniczającą ilość wykonywanych czynności przez użytkowników do minimum niezbędnego dla danej organizacji.
Jest to zadanie o tyle istotne, iż w dzisiejszych czasach urządzenia posiadają dziesiątki funkcji, w których użytkownicy często się gubią a w rzeczywistości wykorzystują tylko małą wybraną część – zazwyczaj powtarzalną i bardzo specyficzną dla danego zakresu zadań danego użytkownika.
ETAPY AUDYTU
Audyt środowiska drukowania jest niezbędny w każdej większej organizacji posiadającej więcej niż kilkanaście urządzeń drukujących i kopiujących. Każdy audyt prowadzony przez firmę ANMIT uwzględnia strukturę i specyfikę badanej organizacji i jest dopasowany do jej wielkości. Analizie może podlegać cały proces od elektronicznego powstawania dokumentu poprzez jego drukowanie, archiwizację i ostateczne zniszczenie z zachowaniem obowiązujących przepisów dot. np. danych osobowych.
Audyt jest prowadzony zgodnie z etapami
wdrażania zarządzania strategicznego:
OUTSOURCING
W przypadku wyboru takiego rozwiązania gwarantujemy całkowity outsourcing systemu drukowania, zapewniając sprawne działanie urządzeń, brak problemów z administrowaniem urządzeniami i przede wszystkim redukcję kosztów.
CASE STUDY
- Rok 1
- Rok 2
- Rok 3
W 2016 roku jeden ze szpitali w woj. zachodniopomorskim poprosił nas o pomoc w serwisie posiadanych przez siebie ok. 50 sztuk drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Wstępne rozpoznanie wskazywało, że większość z urządzeń była kupiona między 5 a 12 lat wcześniej w dodatku były to proste i tanie w zakupie urządzenia, posiadające bardzo drogie tonery o małej wydajności. Najbardziej problematyczne okazały się urządzenia wykorzystywane przez lekarzy i pielęgniarki, co znacząco utrudniało i opóźniało realizowanie procedur medycznych mających na celu ratowanie życia ludzkiego.
Ze względu na bardzo ciężką sytuację ekonomiczną tego szpitala, problemów z drukowaniem nie dało się rozwiązać poprzez przeznaczenie jakichkolwiek dodatkowych środków finansowych. Stąd zaproponowaliśmy rozwiązanie w postaci audytu posiadanych urządzeń oraz realnych potrzeb personelu na poszczególnych stanowiskach. Z audytu wynikało, że tworzona ilość wydruków jest bardzo duża we wszystkich analizowanych działach. W dodatku zarówno personel medyczny jak i pracownicy administracyjni cierpią na brak urządzeń do skanowania dokumentacji medycznych, dokumentów biurowych i księgowych. Do tej pory skanowano tylko najpotrzebniejsze dokumenty na prostych urządzeniach z bardzo wolnymi skanerami zlokalizowanych wyłącznie w biurach administracji.
Z przeprowadzonego audytu, odczytu liczników i obliczeń wynikało, że szpital wydaje na zakup tonerów i atramentów (głównie zamienników), części i naprawy średnio miesięcznie 2 800 zł, co potwierdziła później dokumentacja księgowa.
Ze względu na brak środków finansowych niemożliwa była jakakolwiek inwestycja w zakup urządzeń. Z tego powodu w miejsca dotychczasowych drukarek, do każdego oddziału szpitalnego i działu administracji zaoferowaliśmy bardzo wydajne urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w 2 do 4 kaset na papier, wydajne podajniki dokumentów mogące skanować do 160 dokumentów na minutę oraz wydajne podzespoły i tonery dużej pojemności w formie dzierżawy. Dzierżawa polega na ponoszeniu co miesiąc niewielkiego czynszu za wynajem urządzenia oraz odpłatności jedynie za wykonane wydruki i kopie w danym miesiącu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewniliśmy wysoką jakość wydruków na bardzo wydajnych urządzeniach wraz zapewnieniem szybkiego serwisu i dostawą wszystkich materiałów eksploatacyjnych za kwotę łącznie 1 250zł.
Aktualnie po 3 latach współpracy koszt dzierżawy urządzeń wraz z kosztami wydruków stanowi miesięcznie kwotę w zakresie od 800 do 1 500 zł, czyli połowę wcześniej ponoszonych kosztów. Dzięki czemu wygenerowana dotychczas oszczędność na drukowaniu w wysokości prawie 50 000 zł mogła zostać przeznaczona na inne cele. W dodatku szpital korzysta ze wszystkich potrzebnych funkcji na dużo lepszych urządzeniach z pełnym wsparciem serwisowym bez irytujących przestojów i awarii.
Ponad
oszczędności w 5 lat
W 2014 roku przeprowadziliśmy audyt w jednostce zajmującej się obsługą administracyjną szkół w jednym z powiatów naszego województwa. Podczas audytu nasi technicy sprawdzili stan techniczny i stany liczników wszystkich posiadanych urządzeń (ponad 100 szt) oraz przeprowadzili rozmowy z użytkownikami, których celem było określenie realnych potrzeb w zakresie drukowania, skanowania i wysyłania faxów na każdym stanowisku. W dalszym etapie nasza praca polegała na analizie średniej ilości wykonywanych wydruków na poszczególnych urządzeniach oraz oszacowanie czy użytkowanie w takim zakresie urządzeń jest opłacalne.
Audyt wskazywał, że ponoszone rocznie koszty na obsługę urządzeń drukujących w podległych szkołach i placówkach oświatowych są na poziomie ok. 96 850zł (po przedstawieniu przez nas audytu okazało się że jednostka administrująca szacowała koszty roczne na poziomie ok. 108 000 zł rocznie).
Z dalszych analiz wynikało, że możliwe jest obniżenie kosztów eksploatacji urządzeń poprzez:
- zmiany lokalizacji niektórych z drukarek (delikatne i drogie w eksploatacji urządzenia zamienić miejscami ze znacznie wydajniejszymi, które były wykorzystywane jedynie w minimalnym stopniu),
- wymianę starych 8-15 letnich drukarek, których naprawy już kosztowały więcej niż zakup nowego urządzenia,
- niektóre z urządzeń były bardzo drogie w eksploatacji (wydruk 1 strony kosztował kilkadziesiąt razy więcej niż na innych drukarkach) – niezwłocznie trzeba było zastąpić je innym urządzeniem,
- uporządkowanie kwestii zakupów materiałów eksploatacyjnych,
- ograniczenie użytkowania urządzeń domowego użytku, których atramenty i tonery mogły być wykorzystywane przez pracowników w ich domowych drukarkach,
- zmianę sposobu serwisowania na profesjonalną – dotychczas serwisem zajmowało się kilka różnych osób/firm komputerowych, specjalizujących się w obsłudze informatycznej a nie w naprawianiu urządzeń drukujących,
- w końcu wymianę drogich w eksploatacji urządzeń na nowe i znacznie wydajniejsze, o niskim koszcie wydruku oraz funkcjonalnościach dopasowanych do realnych potrzeb użytkowników.
Z wyliczeń wynikało, że wprowadzone zmiany pozwolą zmniejszyć roczne koszty wydruku z 96 850zł na 27 000zł przy nakładzie na zakup nowych drukarek i urządzeń oraz wszelkich związanych z tym usług na poziomie 64 000zł.
Zaufano naszemu audytowi i jednostka postąpiła zgodnie z sugestiami. W pierwszych miesiącach użytkowania nowych urządzeń oraz po podpisaniu umowy serwisowej zapewniających stałą obsługę serwisową i dostawy materiałów eksploatacyjnych (w tym tonerów) koszty spadły do przewidywanego poziomu. Jednak kluczowy moment nastąpił, kiedy po roku od rozpoczęcia współpracy jednostka potwierdziła, że właśnie wygenerowane oszczędności spłaciły poniesione koszty na wymianę urządzeń.
Obecnie mija 5 lat od przeprowadzonego audytu, gdzie wszystkie urządzenia nadal są w bardzo dobrym stanie, ze względu na ich regularną obsługę techniczną a wygenerowane w tym czasie oszczędności względem stanu sprzed audytu wyniosły ok. 250 000 zł. Tym samym praktyka i 5 letnie obserwacje potwierdziły zasadność audytu i wdrożonych w nim rozwiązań.
Na bazie powyższych doświadczeń rozszerzono jeszcze zakres współpracy o dzierżawę urządzeń wykorzystywanych w biurach samego Starostwa Powiatowego – kilkanaście dużych i wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych i kilka drukarek wysokonakładowych.
(przykład ten jest prawdziwym projektem realizowanym przez naszą firmę i w razie zainteresowania zastosowanymi metodami analiz, zaproponowanymi rozwiązaniami lub innymi szczegółami zapraszamy do kontaktu z naszymi pracownikami)